PO. Components

ส่วนประกอบของใบสั่งซื้อ

ฺัBy Tanny

August 26, 2020

ใบสั่งซื้อ (purchasing order: PO.) ถือเป็นเอกสารสำคัญตัวหนึ่งในการทำธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อ (buyer) และผู้ขาย (vendor/ seller) ในแง่ของการเป็นหลักฐานยืนยันการสั่งซื้อของผู้ซื้อ  และเพื่อให้การซื้อ-ขายเป็นไปอย่างราบรื่น PO จะต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อครบถ้วน

 

ข้อมูลข้างต้นที่ใช้สำหรับ PO จะต้องนำมาจำแนกออกเป็นเรื่องๆดังมีส่วนประกอบตามรูปด้านล่างนี้ 

PO components.jpg

1. ส่วนหัว (Heading)          ประกอบด้วยโลโก้ ชื่อ ที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ อีเมล์บริษัท รวมทั้ง ข้อความระบุ "ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)"

 

2. ส่วนรายละเอียด (Details)            ประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อซึ่งจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนดังนี้  

2.1 ส่วนข้อมูลผู้ขาย เงื่อนไขและการจัดส่ง

      (Vendor, term and delivery: VTD)

      แบ่งออกเป็นข้อมูลตามหมายเลข 1-9

2.2 ส่วนข้อมูลรายการและราคาสินค้าที่สั่งซื้อ
      (Description and price: DNP)

      แบ่งออกเป็นข้อมูลตามหมายเลข 10-16

2.3 ส่วนข้อมูลรายการเพิ่มเติมและผู้สั่งซื้อ
       (Special note and buyer: SNB)

       แบ่งออกเป็นข้อมูลตามหมายเลข 17-21

2.1 ข้อมูลส่วน VTD มีส่วนประกอบดังนี้

1to9.jpg

1. To:  ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย

2. Ship To:   ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ

3. Customer# (C/N):   หมายเลขลูกค้า

4. Term:   เงื่อนไขการจ่าย ส่วนลดการสั่งซื้อ

5. Salesperson:   ชื่อตัวแทนขาย

6. Ship Week of:   คำสั่งให้ส่งภายในระยะเวลา

.7 Order #:   หมายเลขคำสั่งซื้อ/ ใบสั่งซื้อ

8. Delivery via:   จัดส่งผ่านทาง (ชนิดการขนส่ง)

9. Routing/ RTN:    หมายเลขเส้นทางธนาคาร   

2.2 ข้อมูลส่วน DNP มีส่วนประกอบดังนี้

11to16.jpg

10. Item:  ลำดับรายการที่สั่งซื้อ

11. Quantity Ordered/ QTY:   ปริมาณที่สั่งซื้อ

12. Description:   รายละเอียดตัวสินค้าที่สั่งซื้อ

13. Unit Count:   หน่วยนับที่ใช้กับสินค้าสั่งซื้อ

14. Unit Price:   ราคาสินค้าต่อหน่วย

15. Total Amount:   ราคารวมแต่ละรายการ

16  Total:   ราคารวมทุกรายการ

 

2.3 ข้อมูลส่วน SNB มีส่วนประกอบดังนี้

17to21.jpg

17. Special Instruction:  ข้อมูลเพิ่มเติม/ คำร้องขอพิเศษ

18. Date:   วันที่จัดทำ PO.

19. Approval Signature:   ลายเซ็นผู้อนุมัติ PO

20. Purchase Signature:   ลายเซ็นผู้จัดทำ/ร่าง PO

21. Title:   ตำแหน่งผู้จัดทำ/ร่าง PO

จากส่วนประกอบทั้งหมดที่ได้แจกแจงมา ถือได้ว่ามีข้อมูลที่เพียงพอต่อการใช้ยืนยันการสั่งซื้อแต่ก็เป็นเพียงหลักการ ซึ่งในการทำงานจริงอาจจะยังต้องเพิ่มเติมส่วนประกอบอื่นอีกบางประการโดยคุณสามารถดูรายละเอียดของ PO ตัวจริงที่ใช้กับการทำงานได้ในบทความเรื่อง P&O 

สวัสดีครับ^^