Q&PO.

Quotation & PO. forms

By Tanny 

Aug 19, 2020

ในโลกจริงของการซื้อ-ขายทางธุรกิจ เมื่อเปรียบเทียบกับในตำราหรือหลักวิชาแล้วจะพบว่ามีทั้งสิ่งที่มีความเหมือนกันและแตกต่างกันอยู่หลายเรื่อง 

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่มีความแตกต่างกันนั้น ใช่ว่าจะทำขึ้นโดยไร้หลักการ ในความเป็นจริงแล้วยังคงยึดถือแนวทางตามหลักวิชาการเพียงแต่ปรับเปลี่ยนบางส่วนบางงานให้เข้ากับสภาพแวดล้อมจริงเพื่อให้เกิดทั้งประสิทธิภาพและความสะดวกสูงสุดในการทำงาน

เอกสารการซื้อขายอย่างใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อก็เช่นกัน  หากเราเปรียบเทียบระหว่างตัวอย่างในตำรากับของจริงที่ใช้ในโลกของการทำงาน ก็จะพบเห็นความเหมือนและความแตกต่างที่น่าสนใจดังนี้

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ตัวอย่างใบเสนอราคาในตำราและของจริง (original copy) ที่ใช้ในธุรกิจ

IMG_0004.jpg

รูปบน: ตัวอย่างใบเสนอราคาในตำรา

รูปล่าง: ตัวอย่างใบเสนอราคาของจริง

quotation specimen.jpg

จากตัวอย่างใบเสนอราคาทั้งสองแบบ เป็นที่สังเกตได้ว่า 

1. ในแง่ของการจัดวางชุดข้อมูล ใบเสนอราคาในตำราจัดวางข้อมูลได้ชัดเจนกว่าแบบของจริงฯ 

2. ในแง่ของรายละเอียดข้อมูล  ใบเสนอราคาในตำรามีรายละเอียดข้อมูลที่น้อยกว่าใบเสนอราคาแบบของจริงอย่างเห็นได้ชัด และนี่เป็นเหตุว่าทำไมใบเสนอราคาตามตำราจึงอ่านง่ายกว่าแบบของจริง

3. ในแง่ความน่าเชื่อถือ เช่นเดียวกับข้อ 2 นอกจากใบเสนอราคาของจะจริงยึดส่วนประกอบข้อมูลตามหลักวิชาการ ยังต้องเพิ่มรายละเอียดในส่วนของ โลโก้บริษัท หมายเลขอ้างอิง รายละเอียดการเสนอราคาที่มีผลต่อผลประโยชน์ทางการค้า อาทิ ระยะเวลาการตรึงราคาขาย (validity) หรือ อัตราแลกเปลี่ยน (Exchange rate) ในกรณีทำการซื้อขายระหว่างประเทศ รวมถึงเงื่อนไขข้อตกลงการจัดส่ง  การจ่ายเงิน ในชื่อย่อต่างๆ ซึ่งมีมาตรฐานหรือแบบแผนที่ยอมรับกัน ทั้งนี้เพราะใบเสนอราคาตัวจริงนั้นต้องใช้กับการทำธุรกรรมซื้อขายจริงทางธุรกิจ

4. ในแง่ของรูปแบบการเขียน หากดูที่การใช้คำ ประโยค และสไตล์ ทั้งสองแบบมีความคล้ายกันตรงที่เลือกเขียนเป็นคำหรือวลีสั้นๆ แทนการใช้ประโยคยาวๆในการระบุรายละเอียดต่างๆ เลือกใช้คำศัพท์ที่เข้าใจง่าย ชัดเจน ไม่กำกวมซึ่งจะทำให้การตีความอาจบิดเบือนส่งผลต่อการตกลงซื้อขายกันได้ และหากดูในแง่ฟอร์แมต (การจัดหน้า) ทั้งสองแบบจะมีส่วนสำคัญที่เหมือนกันคือหัวข้อความ (ชื่อบริษัทวางกึ่งกลาง ตามด้วยรายการในรูปตารางและรายละเอียดเพิ่มเติมในรูปของคำหรือวลีที่แบ่งข้อๆ ขณะที่ส่วนแตกต่างกันนั้นเป็นเพียงรายละเอียดของผู้จัดทำใบและรายการอ้างอิงปลีกย่อยที่จำเป็นต่อการทำธุรกรรม

คำแนะนำ: หากในข้อสอบกำหนดว่าให้สร้างแบบฟอร์มอย่างละเอียด ให้ นศ.อ้างอิงแบบตัวจริง แต่หากกำหนดให้สร้างแบบคร่าวๆ ให้อ้างอิงตามแบบในตำรา 

2. ใบสั่งซื้อ (Purchasing order form: PO.)

ตัวอย่างใบสั่งซื้อในตำราและใบสั่งซื้อตัวจริง (original copy)

   

Purchasen-Order-Template-For-Free-Downlo

รูปบน: ตัวอย่างใบสั่งซื้อในตำรา

รูปล่าง: ตัวอย่างใบสั่งซื้อตัวจริง (original copy) ที่ใช้ในธุรกิจ

po specimen.jpg

จากตัวอย่างใบสั่งซื้อทั้งสองแบบ เป็นที่สังเกตได้ว่า 

1. ในแง่ของการจัดวางชุดข้อมูล ใบสั่งซื้อในตำราจัดวางข้อมูลได้ชัดเจนกว่าแบบของจริงฯ 

2. ในแง่ของรายละเอียดข้อมูล  ใบสั่งซื้อในตำรามีรายละเอียดข้อมูลที่น้อยกว่าแบบของจริง

3. ในแง่ความน่าเชื่อถือ ใบสั่งซื้อตามตำรามีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าใบจริง ใบสั่งซื้อจริงนั้น นอกจะยึดส่วนประกอบข้อมูลตามหลักวิชาการแล้ว ยังต้องมีรายละเอียดในส่วนของ โลโก้บริษัท ที่อยู่อย่างละเอียด ทั้งสำนักงานใหญ่และสาขา หมายเลขอ้างอิง รายละเอียดที่มีผลต่อเงื่อนไขทั้งการจัดซื้อ เช่น หมายเลขเอกสารจัดซื้อ (มุมขวาล่าง) แถบบาร์โค้ดอ้างอิง (มุมบนขวา) และหลักฐานการจัดซื้อที่มีผลทางกฎหมาย เช่น ตราประทับ รายการแจ้งภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)  เลขประจำตัวผู้เสียภาษีในนามนิติบุคคล (TIN/ TAX ID) และระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร (Validation) ตรงมุมล่างซ้าย

4. ในแง่ของรูปแบบการเขียน หากดูที่การใช้คำ ประโยค และสไตล์ ทั้งสองแบบมีความคล้ายคือถ้าไม่ใช้คำสั้นๆก็ต้องระบุตัวเลขเนื่องจากถูกจำจัดด้วยลักษณะข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ราคา  รายการสินค้า  และหากดูในแง่ฟอร์แมต (การจัดหน้า) ทั้งสองแบบจะมีส่วนสำคัญแบ่งออกเป็นสามช่วงเหมือนกัน  ที่แตกต่างกันเล็กน้อยคือตรงหัวข้อความโดยแบบตัวจริงแสดงชื่อบริษัทและที่อยู่และส่วนข้อมูลการจัดส่งซึ่งแบบตัวจริงไม่ระบุ (อาจจะเขียนไว้ในอีเมล์แล้ว)  ในส่วนที่เหมือนกันคือทั้งสองแบบแสดงรายการสินค้าที่สั่งซื้อพร้อมราคา (ของจริงแสดงVAT  Discount  และ ราคาที่เขียนเป็นตัวอักษรเพื่อใช้ตรวจสอบหากเกิดความผิดพลาดในการคีย์ตัวเลขราคา) 

คำแนะนำ: หากในข้อสอบกำหนดว่าให้สร้างแบบฟอร์มอย่างละเอียด ให้ นศ.อ้างอิงแบบตัวจริง แต่หากกำหนดให้สร้างแบบคร่าวๆ ให้อ้างอิงตามแบบในตำรา 

สำหรับวิชาภาษาอังกฤษธุรกิจ 2 เรามุ่งให้ผู้เรียนเข้าใจหลักการการเขียนอีเมล์ธุรกิจเบื้องต้น ให้เข้าใจความแตกต่างของอีเมล์แต่ละชนิดและรู้หน้าที่ว่าแต่ละparagraph ของอีเมล์ชนิดหนึ่งๆทำหน้าที่อะไร รวมทั้งแยกได้ว่าเอกสารของจริงกับตามตำรานั้นมีส่วนสำคัญเหมือนและต่างกันตรงไหน หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านในการศึกษาวิธีการเขียนอีเมล์ให้ถูกต้องเพื่อการสอบและการทำงานกับเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจในอนาคต

สวัสดีครับ